Căn cứ Quyết định số 759/QĐ-TTKTTVQG ngày 27 tháng 10 năm 2008 của Tổng Giám đốc Trung tâm Khí tượng Thủy văn quốc gia (KTTVQG) về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Tư liệu khí tượng thủy văn (TL KTTV);
Căn cứ Quy phạm lưu trữ tư liệu KTTV (94 TCN 23-2006) ban hành kèm quyết định số 24/2006/QĐ-BTNMT ngày 29 tháng 12 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường;
Căn cứ Thông tư số 23/2009/TT-BTC ngày 05 tháng 02 năm 2009 của Bộ Tài chính về quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu KTTV, môi trương nước và không khí; Công văn số 1253/BTNMT-TC của Bộ Tài nguyên và Môi trường v/v hướng dẫn thực hiện một số nội dung của Thông tư số 23/2009/TT-BTC
Nhằm thống nhất công tác tổ chức các hoạt động tư vấn dịch vụ về tư liệu KTTV cho các cơ quan, tổ chức và các nhân có nhu cầu khai thác, sử dụng; Trung tâm Tư liệu KTTV quy định như sau:
1. Nguyên tắc, thủ tục phục vụ khai thác tư liệu KTTV
1.1 Nguyên tắc
– Trung tâm Tư liệu KTTV được cung cấp tư liệu KTTV cho các tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng;
– Các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội và cá nhân đều được khai thác và sử dụng tư liệu KTTV;
– Người khai thác và sử dụng tư liệu KTTV phải trả phí khai thác tài liệu khí tượng thuỷ văn, môi trường nước và không khí theo biểu mức thu phí quy định tại TT23/2009/T-BTC và các chi phí khác theo Hướng dẫn số 1253/BTNMT-TC của Bộ Tài nguyên và Môi trường.
– Người khai thác và sử dụng tư liệu KTTV được phục vụ trực tiếp tại Trung tâm Tư liệu KTTV hoặc thông qua hình thức hợp đồng dịch vụ. Dịch vụ về tư liệu khí tượng thuỷ văn được thực hiện theo quy định của pháp luật về hợp đồng, bao gồm biên tập, tính toán, nghiên cứu tổng kết . . . theo yêu cầu. Người được phục vụ ký hợp đồng với Trung tâm TL KTTV; trong hợp đồng, hai bên thoả thuận những chi phí hợp lý do tính chất đơn giản hay phức tạp của dịch vụ và đóng góp nghĩa vụ theo quy định chung.
1.2 Thủ tục:
– Cung cấp phục vụ khai thác tư liệu KTTV: Người khai thác tư liệu vì mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác; nếu vì mục đích cá nhân phải có đơn xin sử dụng tư liệu và có giấy chứng minh nhân dân.
– Giấy giới thiệu và văn bản yêu cầu khai thác tư liệu KTTV phải được Giám đốc Trung tâm Tư liệu KTTV phê duyệt.
– Các trường hợp đặc biệt: phục vụ yêu cầu của lãnh đạo Đảng, Nhà nước; phục vụ khai thác tư liệu thuộc độ tối mật và mật; có quy định riêng tại Quy phạm (94 TCN 23-2006).
– Người khai thác tư liệu KTTV là tổ chức, cơ quan, cá nhân nước ngoài phải tuân thủ các quy định của pháp luật.
Người sử dụng tư liệu có thể liên hệ với Trung tâm Tư liệu qua bưu điện (thư, fax, email) hoặc thông qua người đại (diện là CBCC của Trung tâm), trong mọi trường hợp đều phải đảm bảo các nguyên tắc và thủ tục nêu trên.
2. Quy trình công tác tư vấn, khai thác và cung cấp TL KTTV
2.1 Tiếp nhận và trả lời yêu cầu:
– Khách đến liên hệ về việc sử dụng tư liệu KTTV qua Văn phòng để trình các giấy tờ liên quan đến thủ tục;
– Phòng Tư vấn và Khai thác tư liệu: tiếp nhận các yêu cầu của khách đến liên hệ trực tiếp, các yêu cầu chuyển qua bưu điện hoặc thông qua người đại diện; phối hợp với các chuyên gia thực hiện nhiệm vụ tư vấn với khách hàng sau đó trình Giám đốc phê duyệt.
– Trường hợp đối tượng sử dụng tư liệu yêu cầu thực hiện Hợp đồng dịch vụ: Phòng Tư vấn và Khai thác tư liệu KTTV phối hợp với đại diện khách hàng xem xét các yêu cầu, tư vấn, thương thảo để ký kết Hợp đồng.
2.2. Trình tự tổ chức khai thác, cung cấp TL KTTV
– Xem xét tìm kiếm trong các cơ sở dữ liệu đã có để trích xuất, tính toán đáp ứng yêu cầu.
– Tổ chức khai thác từ kho tư liệu giấy, nhập biên tập, pho to số liệu;
– Kiểm tra, nghiệm thu số liệu, hoàn thiện theo yêu cầu, đóng dấu xác nhận, viết phiếu thu, hóa đơn;
– Hoàn tất các thủ tục thanh toán.
3. Hình thức thanh toán và số liệu cấp cho khách hàng
3.1 Cấp biên lai thu phí: cho người sử dụng đến khai thác tại chỗ, hoặc yêu cầu bản pho tô (tùy theo loại tư liệu có thể được): Số liệu được cấp cho khách hàng là bản trên giấy, có xác nhận của Trung tâm Tư liệu (có đầy đủ tên người kiểm tra và trích xuất) hoặc cấp dấu xác nhận bản quyền. Người sử dụng có nghĩa vụ nộp phí theo biểu mức thu phí tại TT 23/2009 của Bộ Tài chính.
3.2 Cấp phiếu thu hoặc hóa đơn tài chính: Nếu người sử dụng yêu cầu dịch vụ theo thỏa thuận, mức giá tối thiểu Trung tâm có quy định thống nhất tại Biểu mức tiền công biên tập cung cấp tài liệu KTTV ban hành kèm theo Quyết định số QĐ-TTTL ngày tháng năm 2008 của Trung tâm tư liệu KTTV.
4. Tổ chức thực hiện:
4.1 Phòng Tư vấn và Khai thác tư liệu chủ trì, phối hợp với các phòng tư vấn và tổ chức thực hiện các yêu cầu cũng như Hợp đồng cung cấp tư liệu;
4.2 Văn phòng: hướng dẫn khách hàng, thực hiện các thủ tục cấp Biên lai thu phí, Hóa đơn chứng từ và lập sổ theo dõi, thanh toán lương, công lao động thực hiện thu phí và Hợp đồng dịch vụ;
4.3 Các cá nhân có trách nhiệm giới thiệu với người sử dụng về khả năng đáp ứng về nhu cầu khai thác tư liệu KTTV; Trung tâm có quy định cụ thể mức ưu đãi cho cá nhân tìm kiếm được Hợp đồng dịch vụ.
Quy trình này được thực hiện thống nhất tại Trung tâm Tư liệu từ tháng 5-2009; mọi vướng mắc xin phản ánh về Văn phòng để nghiên cứu bổ sung sửa đổi.
